Asiakkuuden ja prosessihallinnan järjestelmän laajentaminen on saatu päätökseen Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella

Aiemmin käytössä olleet viisi erillistä SBM-järjestelmää korvattiin yhdellä yhteisellä ratkaisulla. Tämä uudistus tukee palveluohjausta ja asiakkuudenhallintaa, ja se luo pohjan tehokkaammalle ja yhtenäisemmille toimintatavoille.

Monivaiheinen kehittämisen polku

Ensimmäiseksi kartoitettiin nykytila ja selvitettiin käytössä olevien SBM järjestelmien ominaisuudet ja haasteet. Lisäksi oli tunnistettava muiden olemassa olevien järjestelmien päällekkäisyydet uuden järjestelmän kanssa. Teknisten vaatimusten osalta hyödynnettiin laajaa asiantuntijaverkostoa tietohallinnon eri palveluista ja järjestelmätoimittajien tahoilta, hankinnan prosesseja unohtamatta. Seuraavaksi laadittiin yhteisiä toimintamalleja, jotka määriteltiin järjestelmän eri sovelluksiin yhdessä toimialojen ja järjestelmän toimittajan kanssa. Yhdessä määritellyt sovellukset testattiin kehittämisen aikana loppukäyttäjien kanssa. Käyttäjille järjestettiin koulutukset ja luotiin tukipalvelut, jotka varmistivat sujuvan siirtymän uuteen järjestelmään. Käyttöönotot toteutettiin vaiheittain, jotta palvelut pysyivät keskeytyksettä ja jokaisella käyttäjäryhmällä oli mahdollisuus perehtyä uuden järjestelmän käyttöön.

Järjestelmän laajentaminen on vaatinut oppimista hyvinvointialueen organisaatiosta, toimialojen palveluista, teknisestä suunnittelusta ja palvelintilatyöstä sekä hankinnan eri vaiheiden hallinnasta. Aikataulutus on ollut keskeisessä roolissa, jotta testaus ja käyttöönotto on voitu toteuttaa hallitusti ja ilman häiriöitä palvelutuotannossa.

Hyödyt ja vaikutukset näkyvät pysyvän käytön myötä

Uusi järjestelmä voi tuoda merkittäviä parannuksia tiedon saatavuuteen koko hyvinvointialueelle, kun asiakkuudenhallinta on yhtenäinen. Prosessien automatisoinnilla vähennetään manuaalista työtä ja säästetään työaikaa. Järjestelmä tuottaa ajantasaisia tilastoja ja raportteja päätöksenteon ja strategisen suunnittelun tueksi. Tiedon kattavuus ja alueellinen yhtenäisyys edellyttävät tehokasta käyttöönoton ohjausta ja seurantaa. Tieto kulkee järjestelmän avulla saumattomasti eri ammattiryhmien välillä ja palveluohjauksen tehostuessa varmistetaan asiakkaiden nopeampaa ohjautumista oikeisiin palveluihin sekä tuetaan hoitotakuun toteutumista. Järjestelmä jää pysyvästi käyttöön Pohteen hyvinvointialueella. Järjestelmän hallinnasta vastaavat toimialat ja tietohallinto, jotka huolehtivat sen jatkuvasta kehittämisestä ja ylläpidosta.

Projektin toteutuksesta vastasivat projektisuunnittelija Saija Manninen ja projektipäällikkö Mari Saukkoriipi. Projektin toteutuksessa on ollut mukana laaja joukko toimialojen ammattilaisia, joilta on saatu arvokasta tietoa palvelujen järjestämisestä, sekä vahvaa tukea määrittelyjen ja testausten onnistumiseen. Kehittämistyö on vaatinut tiivistä yhteistyötä monien ammattilaisten kanssa. Teknisestä toteutuksesta vastasivat järjestelmän toimittaja 2M-IT Oy ja Flovio Oy, Istekki Oy, sekä muut järjestelmä- ja asiatietoa ylläpitävät tahot.

Suuret kiitokset kaikille projektissa mukana olleille!