Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnat

Ostopalvelu

Ostopalvelulla tarkoitetaan sitä, että Pohde ostaa palvelua yksityiseltä palveluntuottajalta. Lakisääteisten palvelujen järjestämisvastuu kuuluu kuitenkin hyvinvointialueelle.

Sosiaali- ja terveyspalveluhankintoja ohjaa esimerkiksi

• järjestämislaki
• hankintalaki
• valvontalaki
• Pohteen hankintaohje
• järjestämissuunnitelma
• tuottavuus- ja taloudellisuusohjelma.

Kansallisen kynnysarvon ylittävät sosiaali- ja terveyspalvelut kilpailutetaan hankintalain mukaisesti ja sen alle jäävät palvelut hankitaan Pohteen hankintaohjeen mukaisesti.

Kilpailutettavissa ostopalveluissa palveluntuottaja jättää tarjouksen Pohteen julkaisemaan tarjouspyyntöön. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti ja palveluntuottajiksi valitaan tarjouspyynnössä kuvattu määrä palveluntuottajia. Pohde määrittelee hankinnan asiakirjoissa sopimusehdot ja tekee hankintasopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa sekä valvoo sopimuksen toteutumista.

Osassa sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoista käytämme etusijajärjestystä. Etusijajärjestykseen valitsemme kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet palveluntuottajat ja ne laitetaan tarjousvertailun perusteella etusijajärjestykseen. Etusijajärjestystä noudatamme koko sopimuskauden ajan. Uusille asiakkaille valitsemme palveluntuottajan etusijajärjestyksen mukaan ensimmäiseltä palveluntuottajalta, joka soveltuu asiakkaan tarpeisiin. Jos ensimmäiseksi tullut palveluntuottaja ei ota asiakasta vastaan, tarjoamme asiakasta seuraavaksi tulleelle palveluntuottajalle.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden ostopalveluissa asiakas ei voi itse valita palveluntuottajaa.

Palveluseteli

Palveluseteli on yksi sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämistavoista.

Palvelusetelillä edistetään sosiaali- ja terveyspalvelujen käyttäjien valinnanvapautta ja mahdollisuuksia hankkia tarvitsemiaan palveluja yksityisiltä palveluntuottajilta. Palveluseteliä käytämme hyvinvointialueen oman toiminnan ja ostopalvelun rinnalla. Palveluseteliä voidaan käyttää niissä palveluissa, jotka kuuluvat hyvinvointialueen järjestämisvastuulle.

Valmistelemme palvelusetelipalveluihin sääntökirjan, jossa määrittelemme niiden kiinteän tai tulosidonnaisen arvon. Sääntökirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, jolla asetamme sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelien hyväksymiskriteerit palveluntuottajille. Sääntökirjaa noudatamme, kun järjestämme asiakkaillemme palveluja palvelusetelilain mukaisesti.

Velvoitamme palveluntuottajat noudattamaan sääntökirjan määräyksiä. Yksityisenä palveluntuottajana sitoudut noudattamaan sääntökirjan vaatimuksia siitä alkaen, kun sinut hyväksytään palvelusetelituottajaksi.

Pohteen tulevaisuuslautakunta hyväksyy palvelusetelien sääntökirjat. Hyväksynnän jälkeen avataan hakeutuminen palvelusetelituottajaksi.

Hyväksymme kaikki sääntökirjassa palveluntuottajalle asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat palvelusetelijärjestelmään ilman kilpailutusta palvelusetelilain edellyttämällä tavalla. Palvelusetelipalveluntuottajaksi voi hakeutua jatkuvasti.

Asiakas saa itse valita palvelusetelituottajan, jonka kanssa hän tekee kirjallisen palvelusopimuksen. Sopimuksella määritellään palvelun tarve, esimerkiksi käyntien ajat ja peruutusehdot.

Palvelusetelillä järjestettävässä palvelussa Pohde ei tule sopimusosapuoleksi, vaan kyseessä on kuluttajan asemassa olevan asiakkaan ja palveluntuottajan välinen kirjallinen palvelusopimus.

• Sääntökirjat

Kilpailutamme hankinnat pääosin avoimena menettelynä tai palveluntuottajarekisterinä. Kyseessä ovat hankintalain liitteen E mukaiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat.

Avoin menettely

Avoin menettely on tyypillisesti tutumpi menettely, joka etenee seuraavasti:

• Julkaisemme tarjouspyynnön hankintailmoituksen Hilma.fi-sivustolla ja tarjouspyynnön Tarjouspalvelu.fi-sivustolla.
• Voitte jättää tarjouksen tarjouspyynnön mukaisesti.
• Teemme tarjousvertailun ja hankintapäätöksen.
• Teemme sopimuksen tarjouskilpailun voittaneen tai voittaneiden palveluntuottajien kanssa.

Palveluntuottajarekisteri

Palveluntuottajarekisterin perustamme julkaisemalla hankintailmoituksen Hilma.fi-sivustolla ja osallistumispyynnön Tarjouspalvelu.fi-sivustolla. Palveluntuottajarekisteri on kaksivaiheinen hankintamenettely.

Vaihe 1 Osallistumishakemuksen jättäminen

Ensimmäisessä vaiheessa voit hakeutua palveluntuottajarekisteriin eli tehdä osallistumishakemuksen hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön mukaisesti Tarjouspalvelu.fi-portaalissa. Tarjouspalveluun rekisteröityminen on ilmaista. Osallistumishakemus tehdään y-tunnus-kohtaisesti.

Käsittelemme saapuneet osallistumishakemukset ja teemme niistä ehdokaspäätöksen, jonka annamme tiedoksi osallistumishakemuksen tekijälle.  Ehdokaspäätöksessä hyväksymme tai hylkäämme osallistumishakemuksen.

Hyväksymme palveluntuottajarekisteriin kaikki palveluntuottajat, jotka täyttävät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Jos hylkäämme osallistumishakemuksen, voit jättää uuden osallistumishakemuksen milloin tahansa uudelleen.

Palveluntuottajarekisteriin hyväksytyksi tuleminen ei johda hankintasopimuksen tekoon, vaan se oikeuttaa sinut siihen, että saat palveluntuottajarekisterin sisällä julkaistavat tarjouspyynnöt nähtäväksesi ja vastattavaksesi.

Palveluntuottajarekisteriin hyväksytyksi tuleminen ei kuitenkaan velvoita sinua jättämään tarjousta palveluntuottajarekisterin sisäisessä kilpailutuksessa. Voit poistua halutessaan palveluntuottajarekisteristä milloin tahansa.

Vaihe 2 Tarjouksen tekeminen

Toisessa vaiheessa toteutamme palveluntuottajarekisterin sisäisiä kilpailutuksia tarpeemme mukaisesti. Määrittelemme palveluntuottajarekisterin sisäisissä kilpailutuksissa tarkemman hankinnan kohteen ja julkaisemme hankintakohtaiset palvelukuvaukset.

Julkaistessamme tarjouspyynnön, palveluntuottajarekisteriin hyväksytyille palveluntuottajille lähtee julkaisusta linkki tarjouspyyntöön. Linkin kautta pääset tutustumaan tarjouspyyntöön ja tekemään tarjouksen.

Voit lisätä tarjouspalveluun yrityksen tunnuksen alle lisää käyttäjiä, jolloin tieto julkaistusta tarjouspyynnöstä tulee useampaan sähköpostiin tiedoksi.

Tarjouksessa tulee tarjota pyydetyille palveluille hinnat ja halutessanne voitte tarjota tarjouspyynnössä kuvattua lisälaatua. Tarjoukset tehdään palveluyksikkökohtaisesti.

Tarjousvertailun teemme tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla ja vertailun perusteella teemme hankintapäätöksen, jonka annamme tiedoksi tarjouksen jättäneille.

Ennen sopimuksen allekirjoittamista valittujen palveluntuottajien täytyy toimittaa meille tilaajavastuulain ja muiden soveltuvuusvaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset. Jos hankintapäätöksessä valittu palveluntuottaja ei allekirjoita sopimusta, voi palveluntuottajalle syntyä vahingonkorvausvelvollisuus.

Jätetty tarjous on sitova eikä sitä voi peruuttaa. Vastaat antamasi tarjouksen sisällöstä, et voi muuttaa sitä jälkikäteen. Tarjouksen jättäessäsi sitoudut tuottamaan palvelua tarjouspyynnön liitteenä olevan palvelukuvauksen mukaisesti.

Jos tulet valituksi palveluntuottajaksi, olet velvollinen allekirjoittamaan sopimuksen sopimuksessa määritellyn ajan kuluessa. Jos et allekirjoita sopimusta määritellyssä ajassa, on meillä oikeus kateostokorvaukseen, joka tarkoittaa voittaneen ja korvaavan palveluntuottajan tarjousten välisen erotuksen korvausta.

Sopimus on voimassa sopimuksessa kuvatun ajan mukaisesti.

Suosittelemme hakeutumaan palveluntuottajarekistereihin, jotta voit saada jatkossa palveluntuottajarekisterin sisällä julkaistavat tarjouspyynnöt nähtäväksesi ja vastattavaksesi.

Useissa sosiaali- ja terveyspalveluhankintojen palveluntuottajarekistereissämme osallistumishakemuksia ei käsitellä eikä tarjouspyyntöjä lähetetä

• heinäkuun aikana
• joulukuun 15. päivän – loppiaisen välisenä aikana.

Palveluntuottajarekisteriin sovelletaan hankintalakia sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoista sekä julkisten hankintojen yleisistä periaatteista.

Palveluntuottajarekisteri on Pohteen hankintalain periaatteiden mukainen käytäntö hankinnan kohteena olevien palvelujen hankkimiseen. Kyseessä ei ole hankintalain tarkoittama puitejärjestely. Palveluntuottajarekisterin toteuttamiseen hyödynnetään soveltuvin osin hankintalain tarkoittamaa dynaamista hankintajärjestelmää.

Tarjouksen voi tehdä ryhmittymänä. Se tarkoittaa, että kaksi tai useampi eri y-tunnuksen omaava yritystä tai toiminimiä tekevät tasavertaisina kumppaneina yhteisen tarjouksen.

Jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee osallistua hankintasopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen.

Ryhmittymänä tarjoaminen voi muodostaa kilpailulain 5 §:n mukaisen kielletyn kilpailunrajoituksen. Ennen yhteistarjouksen jättämistä yritysten tulee arvioida ryhmittymänä tarjoamisen kilpailuoikeudelliset vaikutukset.

Tarjouksen tekemisen yhteydessä on ilmoitettava kaikki ryhmittymän jäsenet sekä nimetä yksi ryhmittymän jäsen, joka toimii yhteystahona hyvinvointialueelle. Kaikkien ryhmittymän jäsenten on täytettävä hankinnassa asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Ryhmittymän kaikkien jäsenten täytyy toimittaa tarkastettavaksi hyvinvointialueelle asianmukaiset rikosrekisteriotteet hankintamenettelyä varten ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Voimavara-alihankinta

Voimavara-alihankinnalla tarkoitetaan, että tarjousta tehdessä voit hyödyntää alihankkijan voimavaroja täyttääksesi asetetut valintaperusteet. Tällöin käytät hyväksesi alihankkijan voimavaroja vähimmäisvaatimusten täyttämisessä tai lisälaadun täyttymisessä.

Jos käytät alihankkijan voimavaroja täyttääksesi hankinnan vähimmäisvaatimukset tai tarjoamasi lisälaadun, täytyy voimavara-alihankkijan olla mukana tuottamassa palvelua.

Hyvinvointialueelle sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tuottava yksityinen palveluntuottaja voi hankkia omaa toimintaansa täydentäviä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tai omaa sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöään täydentävää työvoimaa alihankkijalta. Täydentävien palvelujen osuus voi olla yksityisen palveluntuottajan hyvinvointialueelle tuottamista palveluista enintään 49 prosenttia.

Mainittuja palveluja voidaan hankkia alihankkijalta kuitenkin vain, jos siitä on sovittu Pohteen kanssa 15 §:n 2 momentin mukaisesti. Lisäksi edellytyksenä on, että yksityinen palveluntuottaja ilmoittaa Pohteelle alihankkijat, joita sen on tarkoitus käyttää ja esittää selvityksen siitä, että nämä täyttävät 14 §:ssä säädetyt vaatimukset, ja että Pohde antaa hyväksyntänsä kyseisten alihankkijoiden käyttämiseen.

Jos käytät voimavara-alihankkijoita

• nimeä alihankkijat tarjouksen tekemisen yhteydessä
• kuvaa tarjoukseen, mihin alihankkijan voimavaraan vähimmäisvaatimusten tai laadun täyttämisessä vetoat.

Voimavara-alihankkijoita nimetessä sinun on selvitettävä, että nimetty voimavara-alihankkija täyttää tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Voimavara-alihankkijan on lisäksi täytettävä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021) 14 §:n mukaiset vaatimukset. Pohteella on oikeus kieltää vaatimuksia vastaamattoman voimavara-alihankkijan käyttämisen.

Palveluntuottajana sinulla on kokonaisvastuu tuottamistaan palveluista ja hankintasopimuksen sekä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämisestä, myös voimavara-alihankkijoiden osalta.

Voimavara-alihankkijaa ei ole oikeutta vaihtaa ilman pätevää syytä ja Pohteen suostumusta.

Alihankinta

Sinulla on oikeus käyttää sopimuksessa nimettyjä alihankkijoita palvelun tuottamisessa. Palveluntuottajana vastaat siitä, että alihankkijat täyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevassa laissa (612/2021) säädetyt edellytykset sekä hankinnassa asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hyvinvointialueelle sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tuottava yksityinen palveluntuottaja voi hankkia omaa toimintaansa täydentäviä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tai omaa sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöään täydentävää työvoimaa alihankkijalta. Täydentävien palvelujen osuus voi olla yksityisen palveluntuottajan hyvinvointialueelle tuottamista palveluista enintään 49 prosenttia.

Mainittuja palveluja voidaan hankkia alihankkijalta kuitenkin vain, jos siitä on sovittu Pohteen kanssa 15 §:n 2 momentin mukaisesti. Lisäksi edellytyksenä on, että yksityinen palveluntuottaja ilmoittaa Pohteelle alihankkijat, joita sen on tarkoitus käyttää ja esittää selvityksen siitä, että nämä täyttävät 14 §:ssä säädetyt vaatimukset, ja että Pohde antaa hyväksyntänsä kyseisten alihankkijoiden käyttämiseen.

Ilmoitettaviksi alihankkijoiksi luokitellaan suoraan sopimuksen kohteena olevien palveluiden tuottamiseen osallistuvat toimijat. Suoraan asiakkaisiin kohdistuvan palvelun tuottamiseen osallistuviksi alihankkijoiksi ei katsota kiinteistön tai toiminnan ylläpitoon liittyviä palveluita kuten esim. kiinteistöhuoltoa, siivousta tai kirjanpitäjän palveluita. Palveluntuottamiseen osallistuvat yksityiset ammatinharjoittajat luetaan alihankkijoiksi.

Palveluntuottajana sinulla on kokonaisvastuu tuottamistaan palveluista ja hankintasopimuksen sekä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämisestä, myös alihankkijoiden osalta.

Mikäli aiot sopimuskauden aikana käyttää palvelun tuottamiseen muita kuin sopimuksessa nimeämiään alihankkijoita, Pohteen tulee antaa etukäteen hyväksyntänsä alihankkijan käyttämiseen. Sinun tulee hyvissä ajoin ennen suunniteltua alihankinnan aloittamista tehdä esitys alihankkijasta ja esittää  selvitykset siitä, että alihankkija täyttää edellä mainitussa laissa säädetyt edellytykset sekä hankinnassa asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Pohteella on oikeus kieltää tietyn alihankkijan käyttäminen perustellusta syystä.

Ostopalvelu

Tarjouksessaan palveluntuottaja vakuuttaa, että kaikki pyydetyt soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttyvät. Tarjouksen yhteydessä todistuksia tai selvityksiä ei tarvitse toimittaa.

Ennen sopimusten allekirjoittamista pyydämme palveluntuottajaa toimittamaan hankinnassa pyydetyt soveltuvuusvaatimusten mukaiset sekä muut hankinnassa vaaditut todistukset ja selvitykset. Tiedot toimitetaan ohjeistuksemme mukaisesti joko sähköiseen ostopalvelujärjestelmään Palse.fi -palveluun tai sähköpostitse.

Alempana on kuvattu yleisimmin hankinnoissa vaaditut soveltuvuusvaatimusten mukaiset sekä muut todistukset ja selvitykset.

Todistukset ja selvitykset sekä omavalvontasuunnitelma ja -ohjelma täytyy toimittaa vuosittain Pohteen valvontayksikön tarkastettavaksi. Rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös tulee päivittää tietojen muuttuessa.

Palveluseteli

Palvelusetelien sääntökirjoissa Pohde on määritellyt palveluntuottajalle soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset.

Ennen palvelusetelituottajaksi hyväksymistä pyydämme palveluntuottajaa toimittamaan sääntökirjassa pyydetyt soveltuvuusvaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset. Tiedot toimitetaan palvelusetelipalveluntuottajaksi hakeutumisen yhteydessä palvelusetelijärjestelmään Palse.fi -palveluun.

Alempana on kuvattu yleisimmin palvelusetelien sääntökirjoissa vaaditut soveltuvuusvaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset.

Todistukset ja selvitykset, omavalvontasuunnitelma ja -ohjelma sekä toimintakertomus täytyy toimittaa vuosittain Pohteen valvontayksikköön tarkastettavaksi. Rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös tulee päivittää tietojen muuttuessa.

Palveluntuottajan täytyy toimittaa alihankkijoiden vastaavat todistukset ja selvitykset Palse.fi -palvelun kautta.

Toimitettavat todistukset ja selvitykset

Ostopalveluissa todistukset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja.

Jos kuulut VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, ei siellä olevia tietoja tarvitse toimittaa erikseen, vaan tarkastamme tiedot sieltä.

Ryhmittymänä tarjonneiden tulee toimittaa todistukset ja selvitykset kaikilta ryhmittymän jäseniltä.

Jos palveluntuottaja on käyttänyt tarjouksessaan voimavara-alihankintaa, todistukset ja selvitykset täytyy toimittaa myös voimavara-alihankkijoilta.

Jos palveluntuottaja käyttää alihankintaa, todistukset ja selvitykset täytyy toimittaa kaikilta palvelun tuotannossa käytettäviltä alihankkijoilta.

Verotiedot

• Toimitettava todistus verojen maksamisesta.
• Jos on verovelkaa, tulee olla tehtynä verottajan hyväksymä maksusuunnitelma. Maksusuunnitelmat tarkistetaan tapauskohtaisesti.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Kaupparekisteri

• Toimitettava todistus yrityksen kuulumisesta kaupparekisteriin.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Arvonlisäverorekisteri

• Toimitettava todistus yrityksen kuulumisesta arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
• Jos toiminta on arvonlisäverotonta, ei arvonlisäverorekisteriin tarvitse kuulua, esimerkiksi terveyden- ja sairaanhoito
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Ennakkoperintärekisteri

• Toimitettava todistus yrityksen kuulumisesta ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin.
• Palveluntuottajien on aina kuuluttava ennakkoperintärekisteriin.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Työnantajarekisteri

• Toimitettava selvitys yrityksen kuulumisesta työnantajarekisteriin mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
• Työnantajarekisteriin ei tarvitse kuulua, jos palveluntuottajalla ei ole työntekijöitä.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Sovellettava työehtosopimus tai keskeiset työehdot

• Palveluntuottajan tulee huolehtia lakien mukaisten työehtosopimusten noudattamisesta.
• Palveluntuottaja antaa tilaajavastuulain mukaisen selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
  • Tilaajavastuulaki = Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006.
• Selvitys on vapaamuotoinen.
• Selvitystä ei tarvitse toimittaa, jos palveluntuottajalla ei ole työntekijöitä.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Työterveyshuolto

• Palveluntuottajan on järjestettävä työntekijöilleen lainsäädännön edellyttämä työterveyshuolto.
• Toimitettava työterveyshuollon toteuttajan ajantasainen todistus työterveyshuollon järjestämisestä.
• Lasku ei ole riittävä todistus.
• Työterveyshuoltosopimus ei ole riittävä todistus, jos todistuksen päiväys on yli kolme kuukautta vanha.
• Selvitystä ei tarvitse toimittaa, jos palveluntuottajalla ei ole työntekijöitä.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöille

• Palveluntuottajalla on oltava voimassa oleva työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen.
• Toimitettava vakuutuksenantajan todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta.
• Lasku ei ole riittävä todistus.
• Vakuutuskirja ei ole riittävä, jos todistuksen päiväys on yli kolme kuukautta vanha.
• Selvitystä ei tarvitse toimittaa, jos palveluntuottajalla ei ole työntekijöitä.
• Vakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Eläkevakuutus

• Yrittäjänä työskennellessä on toimitettava todistus yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) ottamisesta tai hyväksytty eläkemaksujen maksusuunnitelma.
  • Yrittäjän ollessa vanhuuseläkkeellä eikä hänellä ole YEL-vakuutusta, on toimitettava vapaamuotoinen selvitys eläkkeellä olemisesta.
• Palveluntuottajalla on työntekijöitä, on toimitettava todistus eläkevakuutuksen (TyEL) ottamisesta tai hyväksytty eläkemaksujen maksusuunnitelma.
• Toimitettava molemmat todistukset, jos palveluntuottajalla on työntekijöitä ja lisäksi toimii yrittäjänä.
• Vakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto löytyy sieltä.

Toiminnan vastuuvakuutus

• Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärä on riittävä toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden.
• Toimitettava vakuutuksenantajan todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta.
• Lasku ei ole riittävä todistus.
• Vakuutuskirja ei ole riittävä, jos todistuksen päiväys on yli 3 kuukautta vanha.
• Vakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto voi löytyä sieltä.

Potilasvakuutus

• Palveluntuottajalla tulee olla lainsäädännön vaatimusten mukainen potilasvakuutus potilasvahinkojen varalta.
• Vakuutus on oltava, jos palveluntuottajalla on terveydenhuollon henkilökuntaa ja/tai palveluntuottajalla on terveydenhuollon toimintaa.
• Toimitettava vakuutuksenantajan todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta.
• Lasku ei ole riittävä todistus.
• Vakuutuskirja ei ole riittävä, jos todistuksen päiväys on yli 3 kuukautta vanha.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto voi löytyä sieltä.

Luottoluokitus

• Palveluntuottajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät taloudelliset edellytykset.
• Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen on oltava esim. Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava.
• Toimitettava taloudellista tilannetta koskeva selvitys:
  • luottoluokitus esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy:stä tai
  • jos luottoluokitusta ei ole saatavilla, tulee toimittaa 3 viimeisintä tilipäätöstä, sisältäen tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset.
• Jos palveluntuottajan toiminta on vasta alkanut ja tilinpäätöstietoja ei ole saatavissa, palveluntuottajan on toimitettava selvitys liiketoimintasuunnitelma ja ensimmäisen toimintavuotensa budjetti sekä luotettavan ulkopuolisen tahon, esimerkiksi pankin, lausunto luottokelpoisuudesta.
• Jos palveluntuottaja kuuluu VastuuGroupin Luotettava Kumppani -palveluun, tämä tieto voi löytyä sieltä.

Rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös

• Palveluntuottajalla tulee olla palvelutuotannon alkaessa tuottamistaan palveluista lupaviranomaisen rekisteröinti tai lupa tai lain sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) mukainen rekisteröintipäätös.
• Palveluntuottajan tietojen muuttuessa, tiedot on päivitettävä viranomaisille ja uusi rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös on toimitettava hankintayksikölle.
• Rekisteröinnin, luvan tai rekisteröintipäätöksen tulee oikeuttaa sopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseen.
• Toimitettava rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös.

Omavalvontasuunnitelma

• Palveluntuottajalla tulee olla ajantasainen, lainsäädännön vaatimukset täyttävä ja viranomaisten määräysten mukainen palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma.
• Omavalvontasuunnitelma tulee päivittää vuosittain tai tarpeen mukaan.
• Omavalvontasuunnitelma on tehtävä sähköisesti ja julkaista se julkisessa tietoverkossa tai muulla sen julkisuutta edistävällä tavalla.
• Toimitettava päivätty ja allekirjoitettu omavalvontasuunnitelma.

Omavalvontaohjelma

• Palveluntuottajalla tulee olla palvelua koskeva, ajantasainen, lainsäädännön vaatimukset täyttävä ja viranomaisten määräysten mukainen omavalvontaohjelma.
• Vaatimus koskee palveluntuottajia, joilla on useampi kuin yksi palveluyksikkö.
• Toimitettava päivätty omavalvontaohjelma.

Asiakas-/potilastietojärjestelmä

• Palveluntuottajan tulee käyttää palvelun alkamisesta lähtien tilaajan asiakas- ja/tai potilastietojen käsittelemisessä Valviran tietojärjestelmärekisteriin hyväksyttyä sertifioitua A-luokan järjestelmää tai B-luokan järjestelmää, jonka vaatimustenmukaisuus on osoitettu määräysten edellyttämällä tavalla ja josta tiedot siirretään A-luokkaan kuuluvan välityspalvelun kautta Kanta-palveluihin.
• Ilmoitettava käytössä olevan asiakas- ja/tai potilastietojärjestelmän nimi.
• Terveydenhuollon palvelut, joissa on ostopalvelunvaltuutus OSVA käytössä:
  • Palveluntuottajalla tulee olla ostopalvelunvaltuutustoiminnallisuuksia tukeva potilastietojärjestelmä.
  • Ilmoitettava potilastietojärjestelmään määritelty organisaatiotason OID-koodi.

Pohteen henkilötietojen käsittelyn ehdot, Alaliitteet 1 ja 3

• Alaliite 1
  • palvelukohtaisesti esitäytetty
  • tietoja esitäytetystä pohjasta ei saa muuttaa
  • täydennä vain seuraavat tiedot:
    • kohtaan 1 tietosuoja yhteyshenkilön tiedot sekä
    • kohtaan 8 mahdollisten alihankkijoiden tiedot
• Alaliite 3
  • täytetään siinä tapauksessa, jos palveluntuottaja siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rikosrekisteriotteet hankintamenettelyä varten (yhteisösakko sekä rikosrekisteriotteet)

• Otteita ei tarvitse toimittaa voimavara-alihankkijoilta eikä alihankkijoilta.
• Rikosrekisteriotteet tilataan Oikeusrekisterikeskukselta.
• Otteiden tilaamiseen tarvitaan suostumukset niiltä henkilöiltä, joiden otteet menettelyä varten luovutetaan. Suostumus annetaan valtakirjan muodossa ja sen tulee olla allekirjoitettu.
• Otteiden hakemusten käsittelyaika on 7 työpäivää ja hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä. Otteet toimitetaan palveluntuottajalle postitse. Käsittelyaika ei sisällä postin toimitusaikaa.
• Yhteisösakko-otteen voi otteen tilauksen yhteydessä ladata itselleen sähköisesti.
• Tämä ote on eri kuin lasten sekä iäkkäiden ja vammaisten kanssa työskentelevien rikosrekisteriote, jota ei tarvitse toimittaa.
• Rikosrekisteriote ei saa olla 12 kuukautta vanhempi.
• Toimitettava rikosrekisteriotteet hankintamenettelyä varten seuraavilta henkilöitä:
  • osakeyhtiön pää- tai toimitusjohtaja
  • osakeyhtiön varatoimitusjohtaja
  • yhteisön hallituksen puheenjohtaja
  • yhteisön hallituksen nimenkirjoittajat
  • yhtiön prokuristit
  • yhdistyksen puheenjohtaja
  • yksityinen elinkeinonharjoittaja
  • avoimen yhtiön yhtiömiehet
  • kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies
• Toimitettava lisäksi: Yhteisösakko-ote yritykseltä = yrityksen rikosrekisteriote.
  • Yhteisösakko-ote ei koske itsenäisiä ammatinharjoittajia.
• Otteita ei saa ladata ostopalvelu- ja palvelusetelijärjestelmään (Palse.fi).
• Rikosrekisteriotteet voi postittaa tai niiden näyttämiselle voi sopia ajan. Otteita ei suositella tietoturvasyistä toimittamaan sähköpostitse.

Käytämme sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa Palse.fi -palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmää.

Palveluntuottaja on velvollinen käyttämään tilaajan osoittamaa palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmää tilaajan tarkempien ohjeiden mukaisesti laskutukseen, raportointiin ja valvontaan.

Palveluntuottaja toimittaa sosiaali- ja terveyspalveluhankintoihin sekä palveluseteleihin liittyvät ennakollista valvontaa varten hankinnan soveltuvuusvaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset sekä muut vaaditut selvitykset, kuten henkilöstöluettelo, järjestelmän kautta ennen sopimuksen allekirjoittamista tai palvelusetelituottajaksi hyväksymistä.

Todistuksia ja selvityksiä täytyy ylläpitää järjestelmässä koko ostopalvelusopimuksen tai palvelusetelipalveluntuottajuuden voimassaoloajan.

Soveltuvuusvaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset, omavalvontasuunnitelma ja -ohjelma sekä palvelusetelin osalta toimintakertomus tulee päivittää vuosittain. Rekisteröinti, lupa tai rekisteröintipäätös tulee päivittää tietojen muuttuessa. Muiden tietojen päivittäminen tulee tehdä meidän ohjeistuksen mukaisesti.

Koulutamme palveluntuottajat palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöön.

• Kilpailutussuunnitelma
• Hankintailmoitukset Hilmassa
• Tarjousten ja osallistumishakemusten tekeminen Tarjouspalvelussa
• Hankinnat.fi
• Hankintalaki
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä
• Rikosrekisteriotteiden tilaaminen hankintamenettelyä varten
• VastuuGroup, Luotettava Kumppani -palvelu
• Aluehallitus
• Tulevaisuuslautakunta
• Pohjois-Pohjanmaan yrittäjät
• Keski-Suomen yrittäjät
• Markkinaoikeus