Henkilöstön tietosuoja
Lue lisää altaPohteen henkilöstörekisteri
Pohteen ja työntekijän välistä palvelussuhdetta koskevat tiedot tallennetaan henkilöstörekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on Pohde. Henkilöstörekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on Pohteen kanssa voimassa oleva tai päättynyt palvelussuhde, palkallinen harjoittelujakso, siviilipalvelusjakso tai luottamustoimi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekrytoinnin yhteydessä.
Henkilötietojen käsittely perustuu työntekijän ja Pohteen välisen, palvelussuhdetta tai vastaavaa koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon ja ylläpitoon sekä Pohteen lainsäädännöllisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen työnantajana.
Henkilötietoja käytetään esimerkiksi henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon, rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon, työ- ja virkaehtoehtosopimusten toimeenpanoon, työ- ja virkalainsäädännön sekä yhteistoimintalainsäädännön toimeenpanoon, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, eläkkeiden maksatukseen, luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen, johtamisen välineenä, toiminnan seurantaan ja tilastointiin
Rekrytointiprosessin yhteydessä ja palvelussuhteen aikana henkilöltä kerätään ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Kaikki tarvittavat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään. Tietojen kerääminen muista lähteistä voi pääsääntöisesti tapahtua vain työntekijän suostumuksella tai lakiin perustuen. Tietoja saadaan myös esimerkiksi Pohteen oman toiminnan kautta henkilöstöasioiden hoidon yhteydessä ja viranomaisilta (esim. verottaja, Keva, Kela, ulosottoviranomainen, Valvira ja oikeusviranomaiset).
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Pohteen ulkopuolelle pääsääntöisesti vain työntekijän suostumuksella, työnantajavelvoitteiden vuoksi tai velvoittavan lainsäädännön perusteella esimerkiksi työterveyshuollon järjestäjälle, pankeille, ammattijärjestöille, veroviranomaiselle ja tilastokeskukselle.
Työntekijän ja Pohteen välistä työsuhdetta koskevien tietojen säilyttämistä ohjaavat lainsäädännöstä tulevat sopimusosapuolien oikeudet ja velvollisuudet. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään palvelussuhteen ajan. Palvelussuhteen päättymisen jälkeen tietojen säilytys riippuu niiden käyttötarkoituksesta ja tarpeesta. Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön ja kansallisarkiston päätöksiin.
Tietosuojaoikeuksien käyttämisestä on kerrottu Tietosuojaoikeutesi-sivulla.
Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus
Henkilöstötietojen käsittely perustuu niitä käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamiseen, muut ovat lähtökohtaisesti sivullisia tietoihin nähden. Tietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ennalta määritellyt Pohteen työntekijät ja edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.