Potilastietojen ja sosiaalihuollon asiakastietojen pyytäminen

Tilaa sosiaalihuollon asiakastiedot ja lapsen tai toisen henkilön asiakirjat erillisillä lomakkeilla. Sähköisellä asioinnilla voit tilata vain omia potilastietojasi. Pohteen sähköisessä asioinnissa et voi pyytää muiden hyvinvointialueiden tai yksityisten terveydenhuollon toimijoiden tietoja.

Voit pyytää omia tietojasi lomakkeella, jonka lähetät sähköpostilla tai kirjepostina

Lataa alla oleva lomake ensin omalle koneellesi, älä täytä sähköisesti täytettäviä lomakkeita verkkoselaimessa vaan avaa tiedosto omalla koneellasi. Täytä lomake ja allekirjoita se. Voit pyytää asiakas- ja potilastietoja myös vapaamuotoisella pyynnöllä. Pyynnössä täytyy olla nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, ajanjakso, asiointipaikka, mitä tietoja halutaan sekä kynällä tehty omakätinen allekirjoitus. Skannaa tai ota pyynnöstä kuva, jotta omakätinen allekirjoitus näkyy.

Lomakkeet

Terveydenhuollon potilasasiakirjapyyntö

Potilasasiakirjapyyntö eli henkilörekisteritietojen tarkastuslomake, tulostettava lomake (PDF)

Potilasasiakirjapyyntö eli henkilörekisteritietojen tarkastuslomake, koneella täytettävä lomake (Word)

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjapyyntö

Sosiaalihuollon asiakirjapyyntö, perhe-​ ja sosiaalipalvelut, ikäihmiset, vammaispalvelut, lastensuojelu, tulostettava lomake (PDF)

Sosiaalihuollon asiakirjapyyntö, perhe-​ ja sosiaalipalvelut, ikäihmiset, vammaispalvelut, lastensuojelu, koneella täytettävä lomake (Word)

In English – Medical and social services records requests

ENG Medical records request – printable form (PDF)

ENG Medical records request – electronically fillable form (Word)

ENG Social services records request – printable form (PDF)

ENG Social services records request – electronically fillable form (Word)

Lomakkeen lähetys

Lähetä lomake salatun sähköpostin liitteenä käyttäen Pohteen turvasähköpostia tai postita lomake arkistoon.

Sähköpostin lähettäminen salattuna

arkisto@pohde.fi

Postiosoite

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Arkisto
PL 10
90029 Pohde

Näin saat pyytämäsi tiedot

Toimitamme asiakirjat sinulle postitse. Jos pyydät asiakirjoja useasta palvelupaikasta, saat asiakirjat useana erillisenä toimituksena. Voit pyytää asiakirjat myös sähköpostiisi. Voit myös pyytää asiakirjojen lähettämistä toiselle hyvinvointialueelle tai yksityiselle palveluntuottajalle. Jos asiakirjalähetys on erityisen suuri, se voidaan toimittaa vain postitse.

Lisätietoa toisen puolesta asiointiin löydät alla olevasta linkistä.

Puolesta asiointi

Kuvantamistutkimusten siirto on mahdollista muille hyvinvointialueille sekä suurimmille yksityisille toimijoille. Kuvantamistutkimusten sähköinen siirto on maksutonta, muistitikulle tallentaminen maksaa 20 euroa. Tee pyyntö kirjallisesti. Kirjoita kuvantamistutkimusten siirtopyyntöön

• mitä kuvia siirretään, esimerkiksi pään kuvantamistutkimukset
• miltä ajalta kuvat siirretään, esimerkiksi vuosilta 2001-2025
• minne kuvat siirretään, esimerkiksi siirretään kuvat Lapin hyvinvointialueelle

Lähetä lomake salatun sähköpostin liitteenä käyttäen Pohteen turvasähköpostia tai postita lomake arkistoon.

Sähköpostin lähettäminen salattuna

arkisto@pohde.fi

Vainajan lähiomaiset voivat pyytää kuolintodistusta tai vainajan potilas- tai asiakasasiakirjoja alla olevilla lomakkeilla. Lähetä pyyntö salattuna turvasähköpostilla tai postitse arkistoon.

Vainajan tietojen pyyntölomake tulostettava käsin täytettävä (Word

Vainajan tietojen pyyntölomake sähköisesti täytettävä (Word)

Lomakkeen lähetys

Lähetä lomake salatun sähköpostin liitteenä käyttäen Pohteen turvasähköpostia tai postita lomake arkistoon.

Sähköpostin lähettäminen salattuna

arkisto@pohde.fi

Postiosoite

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Arkisto- ja kirjaamoyksikkö
PL 10
90029 Pohde

Jos huomaat virheen potilasasiakirjassa, ole ensisijaisesti yhteydessä siihen asiointipaikkaan, jossa kirjaus on tehty. Potilasasiakirjoja ovat esimerkiksi lääkärinlausunnot ja kirjaukset terveystiedoissasi.

Voit myös pyytää oikaisua Henkilötietojen oikaisuvaatimuslomakkeella. Lomakkeessa on tarkemmat täyttöohjeet sekä palautusosoite.

Henkilötietojen oikaisuvaatimus (Word)

Kaikesta sähköisestä asiakas-​ ja potilastietojen käsittelystä tallentuu lokitietoa. Lokitietojen avulla valvomme, että tietojasi käsitellään lain ja Pohteen ohjeistuksen edellyttämällä tavalla. Sinulla on oikeus saada tieto siitä, kuka on käsitellyt tietojasi.

Jos epäilet, että tietojasi on käytetty tai luovutettu ilman riittäviä perusteita, voit pyytää asiasta selvityksen verkossa tai kirjeenä.

Selvityspyyntö verkossa

Jos olet asioinut terveyspalveluissa, tee terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn lokitietopyyntö verkossa. Tunnistaudu palveluun. Vahvaan tunnistautumiseen tarvitset esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen.

Terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn lokitietopyyntö verkossa

Jos olet asioinut sosiaalipalveluissa, tee sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn lokitietopyyntö verkossa. Tunnistaudu palveluun. Vahvaan tunnistautumiseen tarvitset esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen.

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn lokitietopyyntö verkossa

Selvityspyyntö kirjeenä

Jos olet asioinut terveysasioissa, täytä lomake Terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn lokitietopyyntö.

Jos olet asioinut sosiaalipalveluissa, täytä lomake Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn lokitietopyyntö.

Toimita täytetty lomake Pohteen arkistoon. Saat selvityspyyntöösi kirjallisen vastauksen.

Terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn lokitietopyyntö (Word)

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn lokitietopyyntö (Word)

Lain vastaista tietojen käsittelyä on se, että asiakas- tai potilastietoja on käsitelty tai niitä on luovutettu ilman riittäviä perusteita.

Jos epäilet, että tietojasi on käsitelty lain vastaisesti, tee selvityspyyntö asiakas- tai potilastietojen käsittelystä. Kun olet täyttänyt lomakkeet, toimita se Pohteen arkistoon. Sinulla on oikeus saada selvitys omien tietojesi, alaikäisen lapsesi tietojen tai edunvalvottavaasi koskevien tietojen käytön tai luovuttamisen perusteista sekä siitä, onko tietojen käyttö tai luovuttaminen ollut lain mukaista.

Selvityspyyntö asiakas- tai potilastietojen käsittelystä (Word)

Näet terveydenhuollon potilastietosi myös OmaKanta-palvelusta. Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat näkyvissä osalla Pohteen alueen paikkakunnista. Omakannassa ei kuitenkaan välttämättä näy kaikkia tietoja tai vanhoja tietoja.

Kanta.fi/omakanta

Asiakirjapyyntö on maksuton. Mikäli pyydät samoja asiakirjoja useamman kerran vuoden sisällä, niistä peritään sivumaksu. Löydät tarkemmat hinnat voimassaolevasta palveluhinnastosta.

Asiakirjapyyntöjen hinnat 2026

• Maksutonta
• Samojen asiakirjojen tilaaminen toistamiseen: ensimmäinen sivu maksaa 2 euroa, lisäsivut maksavat 0,50 euroa.
• Kuvantamistutkimusten sähköinen siirto toiseen sairaalaan tai yksityiselle toimijalle on maksuton.
• Kuvien tallentaminen muistitikulle maksaa 20 euroa.
• Erityisiä toimia vaativa tietopyyntö maksaa 35 euroa jokaiselta alkavalta tunnilta, asiantuntijatason työtä vaativa tietopyyntö maksaa 71 euroa jokaiselta alkavalta tunnilta.

Jos tietopyyntö vaatii erityisiä toimia, tiedon kokoamisesta aiheutuva tuntimaksu peritään jäljennemaksun lisäksi. Saat hinta-arvion etukäteen. Esimerkiksi syntymäkellonajan kysyminen maksaa yleensä 35 euroa sisältäen yhden tunnin työn.

Voit pyytää kopioita koko elämäsi ajalta syntyneistä potilas- ja asiakasasiakirjoista. Toimitamme kopiot kaikista pyydetyistä asiakirjoista.

Asiakirjoilla on lainmukainen säilytysaika, jonka umpeuduttua asiakirjat pitää hävittää. Esimerkiksi filmille kuvattuja röntgenkuvia tai kaikkia lakkautettujen sairaaloiden tekstejä ei välttämättä enää ole saatavilla. Ilmoitamme pyytäjälle, jos pyydetyt asiakirjat on hävitetty.

Yleisimmin hoitoon tai palveluun liittyvät asiakirjat siirtyvät lähetteen mukana seuraavalle hoitavalle taholle. Toinen hyvinvointialue tai palveluntuottaja voi myös pyytää asiakirjoja Pohteelta.

Voit halutessasi tehdä luovutuskiellon Pohteelta toiselle hyvinvointialueelle tai Pohteelta yksityiselle palveluntuottajalle esimerkiksi Mehiläiselle. Pohteen omien yksiköiden välisiin tietojen luovutuksiin ei voi tehdä luovutuskieltoa.

Pohteen potilasrekisteristä ja ennen hyvinvointialuetta 1.1.2023 tehdyistä Pohteen yksiköiden välisistä luovutuskielloista saat lisätietoa alla olevasta linkistä.

Tietosuoja

Jos asioit toisen henkilön puolesta, pyynnön liitteenä täytyy olla valtakirja tai edunvalvontavaltuutus. Voit pyytää myös alaikäisen lapsesi tietoja. Sähköisen asioinnin kautta ei voi pyytää toisen henkilön tietoja, voit tällöin käyttää lomakkeita.

Lomakkeet ja asiakirjat

Alaikäinen lapsi

Yli 12-vuotias lapsi allekirjoittaa itse asiakirjapyynnön. Jos pyydät usean lapsen tietoja, täytä jokaiselle lapselle oma asiakirjapyyntölomake.

Edunvalvontavaltuutus

Liitä pyynnön mukaan edunvalvontavaltuutus.

Valtakirja

Liitä pyynnön mukaan allekirjoitettu valtakirja. Voit käyttää valtakirjapohjaa tai tehdä vapaamuotoisen valtakirjan. Valmis valtakirjapohja on voimassa yhden vuoden kerrallaan. Voit myös tehdä vapaamuotoisen valtakirjan, missä voit itse määritellä kuinka kauan valtakirja on voimassa. Valtakirjapohjan löydät lomakkeet-sivulta.

Lomakkeet ja asiakirjat

Viranomaisten ja organisaatioiden asiakirja- ja lausuntopyynnöissä on oltava seuraavat tiedot

• Pyytäjän nimi ja organisaatio
• Virkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Pyynnön syy ja tai lakiperuste
• Potilaan tai asiakkaan mahdollinen suostumus, suullinen tai kirjallinen
• Pyydettyjen tietojen tarkka yksilöinti
• Pyytäjän allekirjoitus ja nimenselvennös. Sähköinen allekirjoitus käy, mikäli siinä näkyy tarvittavat viralliset aikaleimat.​

Lähetä pyyntö salattuna sähköpostina arkistoon esimerkiksi käyttämällä Pohteen turvapostia. Jos asia on kiireellinen, merkitse sähköpostin otsikkoon esimerkiksi ”Potilasasiakirjapyyntö, KIIRE tai HETI”. Pohteen sairaaloihin ja yksiköihin menevän muun postin sekä lähetteet voitte toimittaa suoraan yksiköihin. Olkaa tarvittaessa yhteydessä arkiston puhelinpalveluun. Faksi on poistunut käytöstä.

Pohteen turvaposti

arkisto@pohde.fi